Protezione dei dati (LGPD) nello studio legale: una guida pratica

Atti, procure, documenti d'identità, referti medici, dati bancari: poche attività gestiscono tante informazioni sensibili quanto uno studio legale. La Legge generale sulla protezione dei dati brasiliana (LGPD, Legge 13.709/2018) si applica pienamente a questa routine — e affiancarla al dovere di segreto professionale è la strada più sicura.

1. Sapere quali dati si trattano

Si parte da un inventario semplice:

• Quali dati entrano nello studio (clienti, controparti, testimoni, collaboratori);
• Da dove entrano (e-mail, WhatsApp, modulo del sito, incontri di persona);
• Dove sono conservati (gestionale, cloud, computer, carta);
• Chi vi accede e per quanto tempo vengono conservati.

Senza questa mappa, nessun'altra misura regge.

2. Scegliere la base giuridica corretta

La LGPD elenca le ipotesi che autorizzano il trattamento (art. 7). Nella professione forense le più comuni sono l'esecuzione di un contratto, l'adempimento di un obbligo di legge e il regolare esercizio dei diritti in procedimenti giudiziari, amministrativi o arbitrali. Il consenso è solo una delle basi — e non sempre la più adatta.

Per i dati sensibili (salute, origine razziale, convinzioni religiose, tra gli altri) le ipotesi sono più ristrette (art. 11), ma comprendono anch'esse il regolare esercizio dei diritti in giudizio.

3. La sicurezza è una misura tecnica e di routine

• Accesso per utente, con password robusta e, se possibile, verifica in due passaggi;
• Permessi in base al ruolo: il praticante non ha bisogno di vedere tutto;
• Backup periodici e verificati;
• Attenzione ai documenti inviati tramite app personali;
• Distruzione sicura di carta e supporti.

4. Responsabile e canale di contatto

La legge prevede la figura del responsabile della protezione dei dati (art. 41), che riceve le richieste degli interessati e comunica con l'autorità nazionale (ANPD). La normativa semplifica le regole per i piccoli titolari, ma mantenere un canale chiaro per le richieste degli interessati è consigliabile in ogni caso.

5. Avere un piano per gli incidenti

Le violazioni di dati accadono. Ciò che distingue lo studio preparato è sapere cosa fare nella prima ora: contenere il problema, valutare il rischio e, quando l'incidente può causare un rischio o un danno rilevante, comunicarlo all'ANPD e agli interessati (art. 48) nei termini previsti.

Lista di controllo rapida

• [ ] Inventario dei dati aggiornato
• [ ] Base giuridica definita per ogni finalità
• [ ] Informativa privacy pubblicata
• [ ] Accessi rivisti a ogni uscita di un collaboratore
• [ ] Backup verificato
• [ ] Piano di risposta agli incidenti scritto

Come aiuta IntegraLegal

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