Como migrar de sistema jurídico sem perder dados (nem a paciência)

Muitos escritórios continuam com um sistema que já não serve por um único motivo: medo de migrar. A preocupação é legítima, mas a migração pode ser previsível se for feita por etapas.

1. Exporte tudo o que o sistema atual permite

Processos, clientes, partes, prazos, andamentos e finanças. Quase todos os sistemas exportam para folha de cálculo; peça ao fornecedor quando a opção não estiver visível.

2. Use folhas de cálculo modelo

O novo sistema deve oferecer modelos de importação com as colunas certas. Copiar os dados para o modelo é o momento de limpar: documentos duplicados, clientes com nomes diferentes, processos encerrados que podem ser arquivados.

3. Importe por ordem de dependência

1. Registos auxiliares (tipos de ação, fases, ramos);
2. Pessoas e clientes;
3. Processos (ligados aos clientes);
4. Prazos, audiências e tarefas;
5. Finanças.

4. Verifique por amostragem

Escolha 20 processos e compare campo a campo com o sistema antigo. Se a amostra estiver correta, a base está segura.

5. Defina o dia da mudança

Escolha uma data e, a partir dela, trabalhe apenas no novo sistema. Manter os dois em paralelo durante muito tempo cria duas versões da verdade.

6. Ative a monitorização logo no primeiro dia

Com os processos importados, ative a captura automática de notificações. É o que garante que nenhum prazo surge "a meio" da migração.

Como o IntegraLegal resolve isto

O IntegraLegal tem modelos de folha de cálculo prontos para processos, clientes, prazos, pedidos e outros registos. Preenche, importa e os dados entram organizados, com pastas numeradas e ligações corretas entre cliente e processo. Depois, basta ativar a monitorização.

Teste a importação com os seus dados reais: 7 dias grátis, sem cartão.

Leia também

• Lista de verificação para escolher um software jurídico: 12 perguntas antes de assinar
• Como organizar um pequeno escritório de advocacia em 30 dias
• Como aproveitar ao máximo os 7 dias de teste do IntegraLegal

Aviso: conteúdo de caráter informativo. Não substitui a análise de um advogado sobre o caso concreto. Confirme sempre a legislação, a jurisprudência e as normas em vigor na data da sua consulta.