Come cambiare software legale senza perdere dati (né la pazienza)

Molti studi restano legati a un sistema che non serve più per un solo motivo: la paura di migrare. La preoccupazione è legittima, ma la migrazione può essere prevedibile se fatta per fasi.

1. Esporta tutto ciò che il sistema attuale consente

Cause, clienti, parti, termini, movimenti e finanze. Quasi tutti i sistemi esportano in foglio di calcolo; chiedilo al fornitore se l'opzione non è visibile.

2. Usa fogli di calcolo modello

Il nuovo sistema deve offrire modelli di importazione con le colonne giuste. Copiare i dati nel modello è il momento di fare pulizia: documenti duplicati, clienti con nomi diversi, cause concluse da archiviare.

3. Importa in ordine di dipendenza

1. Tabelle ausiliarie (tipi di azione, fasi, rami);
2. Persone e clienti;
3. Cause (collegate ai clienti);
4. Termini, udienze e attività;
5. Finanze.

4. Verifica a campione

Scegli 20 cause e confrontale campo per campo con il vecchio sistema. Se il campione è corretto, l'archivio è sicuro.

5. Fissa il giorno del passaggio

Scegli una data e, da quel momento, lavora solo nel nuovo sistema. Tenerli in parallelo a lungo crea due versioni della verità.

6. Attiva il monitoraggio dal primo giorno

Con le cause importate, attiva l'acquisizione automatica delle notifiche. È ciò che garantisce che nessun termine compaia "a metà" della migrazione.

Come lo risolve IntegraLegal

IntegraLegal ha modelli di foglio di calcolo pronti per cause, clienti, termini, domande e altre anagrafiche. Li compili, importi e i dati entrano organizzati, con fascicoli numerati e collegamenti corretti tra cliente e causa. Poi basta attivare il monitoraggio.

Prova l'importazione con i tuoi dati reali: 7 giorni gratis, senza carta.

Leggi anche

• Checklist per scegliere un software legale: 12 domande prima di firmare
• Come organizzare un piccolo studio legale in 30 giorni
• Come sfruttare al massimo i 7 giorni di prova di IntegraLegal

Avviso: contenuto a carattere informativo. Non sostituisce l'analisi di un avvocato sul caso concreto. Verifica sempre la legislazione, la giurisprudenza e le norme vigenti alla data della consultazione.