Kanban de processos: veja as fases e os estrangulamentos do escritório num só ecrã

Uma lista com 400 processos não responde à pergunta que o gestor faz todas as semanas: onde é que as coisas estão paradas? Um quadro kanban responde em segundos.

O que é o kanban aplicado à advocacia

É um quadro dividido em colunas que representam fases, e cada processo é um cartão que avança de uma coluna para a outra. Um exemplo de fluxo para o contencioso:

1. Análise inicial e documentos;
2. Petição inicial em elaboração;
3. Distribuído / a aguardar citação;
4. Instrução (contestação, réplica, provas);
5. Audiência;
6. Sentença / recurso;
7. Execução;
8. Arquivado.

O que o quadro revela

• Estrangulamentos: uma coluna demasiado cheia indica onde o trabalho está parado;
• Carga por advogado: filtrando pelo responsável, vê quem está sobrecarregado;
• Prioridades: cartões com prazo próximo ou valor elevado ganham destaque.

Boas práticas

• Mantenha poucas colunas: demasiadas etapas tornam o quadro ilegível;
• Atualize o cartão no momento em que a fase muda;
• Use filtros por área, cliente, tribunal e responsável;
• Reveja o quadro numa reunião semanal curta.

Kanban e funil não são a mesma coisa

O kanban de processos mostra o trabalho jurídico; o funil comercial mostra os potenciais clientes. Misturar os dois confunde a equipa — o ideal é ter ambos, cada um no seu lugar.

Como o IntegraLegal resolve isto

O IntegraLegal tem um kanban visual de processos com número do processo, tipo de ação, juízo, comarca, fase e estado, e pode arrastar os cartões entre as etapas. O CRM tem o seu próprio funil comercial, separado. Os relatórios mostram a distribuição por fase e por responsável sem folhas de cálculo.

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Aviso: conteúdo de caráter informativo. Não substitui a análise de um advogado sobre o caso concreto. Confirme sempre a legislação, a jurisprudência e as normas em vigor na data da sua consulta.