Controllo dei termini in team: responsabili, revisori e sostituti

Gli studi crescono e con loro cresce la domanda più pericolosa della professione: "chi se ne stava occupando?". Un termine senza un titolare definito è un termine affidato alla fortuna.

Definisci ruoli chiari

Ogni termine deve avere almeno:

• Responsabile: chi prepara e deposita;
• Revisore: chi controlla l'atto prima dell'invio;
• Data di sicurezza: quando la bozza deve essere pronta per la revisione.

Pianifica le assenze

Ferie, permessi, udienze fuori sede e perfino un giorno di malattia sono in parte prevedibili. Il controllo deve consentire di trasferire i termini da una persona all'altra, registrando quando e perché. Un passaggio senza storico genera proprio il dubbio che si voleva evitare.

Visibilità per chi coordina

Il socio o il coordinatore deve vedere, in un'unica schermata:

1. I termini della settimana di ogni avvocato;
2. I termini senza responsabile;
3. I termini in scadenza entro 48 ore senza bozza.

Riservatezza all'interno del team

Non tutti i collaboratori devono vedere tutte le cause. Praticanti e collaboratori possono lavorare solo su ciò che è loro, mentre il titolare dello studio mantiene la visione completa. Questo organizza il lavoro e protegge le informazioni sensibili.

Come lo risolve IntegraLegal

In IntegraLegal ogni termine ha i suoi responsabili, può essere condiviso con altri membri e trasferito con uno storico completo. Il titolare vede tutto; ogni utente vede ciò che è suo o ciò che gli è stato condiviso, con permessi definiti dallo studio. Gli avvisi arrivano nel sistema e via e-mail a chi deve agire.

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Avviso: contenuto a carattere informativo. Non sostituisce l'analisi di un avvocato sul caso concreto. Verifica sempre la legislazione, la giurisprudenza e le norme vigenti alla data della consultazione.